Dine personoplysninger

I HR i Nykredit-koncernen (herefter HR) behandler vi personoplysninger omkring ansøgere, medarbejdere og tidligere medarbejdere. Behandling sker i overensstemmelse med koncernens generelle persondatapolitik, og vi behandler derfor kun oplysninger, som er nødvendige og relevante.

Vi er HR for:

• Totalkredit A/S
• Nykredit Bank A/S
• Nykredit Ejendomme A/S
• Nykredit Leasing A/S
• Nykredit Mægler A/S
• Nykredit Porteføljeadministration A/S
• Nykredit Realkredit A/S

I HR benytter vi Nykredit Realkredit A/S som databehandler for koncernens selskaber, som hver især betragtes som dataansvarlige, da koncernens centrale HR-system er placeret i Nykredit Realkredit A/S.

Nykredit Realkredit A/S benytter databehandlere og underdatabehandlere, herunder underdatabehandlere i lande uden for EU og EØS. Du kan finde den fulde liste over tredjelande, hvortil vi overfører personoplysninger. På nykredit.dk/personoplysninger finder du en komplet liste over de tredjelande, vi overfører personoplysninger til, og du kan desuden se de standardkontrakter, vi benytter. Alle kontrakter er godkendte af EU-kommissionen eller Datatilsynet.

Da HR varetager koncernens løbende personaleadministration er HR berettiget til at behandle en lang række almindelige personoplysninger f.eks. navn, adresse, alder mv., I visse tilfælde vil det være nødvendigt, at vi også behandler følsomme oplysninger som f.eks. helbredsoplysninger og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Når sådanne oplysninger behandles, sletter vi dem igen, når de ikke længere er relevante.

I disse retningslinjer kan du bl.a. læse om grundlaget for behandling af personoplysninger i forbindelse med personaleadministration og om dine rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

1. REKRUTTERING 
1.1 Ansøgning

Alle stillinger i Nykredit skal søges elektronisk via Nykredits HR system, hvor ansøgning, CV og øvrige dokumenter (eksamensbeviser, anbefalinger mv.) uploades til HR systemet og deles fortroligt med rekrutterende leder. Når stillingen er besat makuleres printet materiale, som har været brugt i forbindelse med rekrutteringen, mens de digitale dokumenter slettes når din profil har været inaktiv i 6 mdr.   

1.2 Tests

Nykredit bruger digitale personlighedstests og/eller færdighedstests som led i ansættelsen for at afdække faglige og personlige kvalifikationer. Tests opbevares hos Nykredits eksterne testudbyder, som sletter dem efter 6 mdr.

1.3 Straffeattest

Nykredit skal (på grund af lov om hvidvask og lov om forsikringsformidling) ved ansættelse i særlige områder af koncernen se kandidatens straffeattest og konstatere, at den ikke giver anledning til bemærkninger. HR modtager straffeattesten direkte fra kandidaten og påser herefter, at attesten ikke indeholder forhold, der er hindring for ansættelse i Nykredit. Forevisning af straffeattest registreres, hvorefter selve attesten makuleres.

2. DEN LØBENDE ANSÆTTELSE

2.1 Oplysninger i HR-system

HR registrerer dine kontaktoplysninger i Nykredits HR system (navn, adresse, tlf. nr. og privat mail), så du kan få din ansættelsesaftale. HR registrerer desuden almindelige personoplysninger om dit karriereforløb og ansættelseshistorik i samme system, medens du er ansat.

Løbende dokumentation i ansættelsesforholdet f.eks. din ansættelsesaftale mv. opbevares i HR´s arkiv og slettes løbende kalenderår + 5 år efter at du er fratrådt. Er du risikotager eller SIFI-direktør, sletter vi dine oplysninger løbende år + 5 år efter sidste udbetaling af udskudt bonus.

2.2 Løn og refusioner fra det offentlige

Afdelingen LØN i HR Operations står for den daglige administration af din løn, med det formål at sørge for korrekt og rettidig udbetalt løn. Endvidere udbetales honorarer til bestyrelses-  og repræsentantskabsmedlemmer. Løn anvender almindelige oplysninger med henblik på entydig identifikation og kun i det omfang, at Nykredit har brug for oplysningerne til at varetage den daglige lønadministration. Løn og honorarer behandles i systemet Visma LØN og HR, som vedligeholdes af virksomheden Visma.

HR registrerer sygdom- og orlovsforløb i det offentlige system Virk.dk på baggrund af de oplysninger, som indmeldes i PS, tidsregistreringssystemet eller på en fysisk orlovsblanket. Refusion fra det offentlige søges på baggrund af gældende lovgivning/overenskomst på området. Nykredit behandler oplysninger om sygeperiode med henblik på at søge refusion. Som udgangspunkt registreres sygdommens karakter kun, hvis den har betydning for refusionen, og oplysninger slettes, når de ikke længere er relevante.

Med henblik på at opfylde gældende lovgivning indberetter LØN månedligt din lønindkomst til SKAT.

2.3 Forsikringer og pension

Nykredit har tegnet flere lovpligtige, overenskomstbestemte eller kontraktslige forsikringer til ansatte.

Som udgangspunkt anmelder du selv over for det relevante selskab. Nykredit og forsikringsselskabet udveksler udelukkende anonyme oplysninger på statistisk niveau ift. generel statistik omkring skader samt antallet af medarbejdere i den enkelte ordning. Hvis du beder Nykredit om hjælp i en sag vedr. en af dine medarbejderforsikringer, skal du give Nykredit samtykke til at indtræde i sagen. Det betyder samtidig, at Nykredit opbevarer relevant sagskorrespondance, som kan indeholde personoplysninger. Forsikringssager opbevares i 10 år efter anmeldelsen.

Dit cpr. nr. samt navn og adresse uploades hver måned til Nykredits udbyder af hhv. sundhedsforsikring samt tandforsikring. Formålet er, at udbyder kan identificere dig, hvis forsikringen aktiveres.

Anmeldelser af erhvervsskader foretages til Nykredits lovpligtige erhvervsansvarsforsikring enten af Nykredit selv eller af den af Nykredit valgte forsikringsmægler. Vi sletter anmeldelse og øvrige relevante oplysninger 10 år efter anmeldelsesdatoen.

Som arbejdsgiver anmelder Nykredit arbejdsskader til den lovpligtige arbejdsskadeforsikring og sletter både anmeldelsen og relevante oplysninger for sagen 20 år efter anmeldelsesdatoen.

Til brug for pensionsrådgivning får den til enhver tid valgte pensionsudbyder medarbejderens identifikations- og lønoplysninger.

2.4 Tidsregistrering

Du registrerer din arbejdstid i Nykredits tidsregistreringssystem, som Nykredit også bruger til at styre honoreringsforhold, jf. Nykredits koncernoverenskomst.

Tidsregistreringssystemet behandler derfor data om fravær (sygdom, ferie, omsorgsdage, orlov, afspadsering af over-/merarbejde) og udbetaling af kørselsgodtgørelse. Ydelser som udbetales månedligt eller er sat til udbetaling af medarbejderen, overføres til lønsystemet hver måned. Alle data slettes i systemet efter løbende kalenderår + 5 år efter fratræden.

2.5  Udviklingssamtaler mv.

Hvert år gennemfører du og din leder en udviklingssamtale, hvor I drøfter dine kompetencer og din performance. Du noterer konklusioner og udviklingsplan i Nykredits HR-system, hvor din leder også noterer en samlet vurdering af dig.

Dine udviklingssamtaler slettes efter 36 mdr.

2.6 Uddannelse/certificeringer og forløb

Vi registrerer din kursusdeltagelse i Nykredits HR-system, ligesom vi registrerer dine certificeringer og din e-learning i Videnbarometret®. I Videnbarometret® kan du altid se, hvilke kurser og certificeringer du har gennemført.

På udvalgte områder kræver særlig lovgivning, at vi kan dokumentere, at du har gennemført relevant uddannelse og bestået uddannelsen/certificeringen, for at du fortsat kan agere i din stilling. Vi sletter dine oplysninger 5 år efter fratræden.

Vi sletter resultat af personlighedstests lavet i udviklingsforløb 36 mdr. efter at testforløbet er afsluttet, medmindre det er relevant at gemme resultatet i længere tid.

Søger du om midler fra Nykredits kompetencepulje for medarbejdere i opsagt stilling, sletter vi ansøgningen 24 mdr. efter, at ansættelsesforholdet er ophørt.

2.7 Statistik

Nykredit videregiver personoplysninger om medarbejderen til Finanssektorens Arbejdsgiverforening (FA) i det omfang, det er nødvendigt, for at FA kan udarbejde statistikker, herunder kønsopdelt lønstatistik.

2.8 Portrætfoto til eksternt brug

Som led i at Nykredits kunder/potentielle kunder, skal kunne kontakte medarbejdere, anvendes billeder samt kontaktinformation på Nykredits medarbejdere eksternt, bl.a. på Nykredits hjemmeside Nykredit.dk samt i netbanken. Som medarbejder giver du ved ansættelsen samtykke til, at Nykredit under din ansættelse kan benytte portrætfoto i disse sammenhænge.

2.9  Medlemskab af fagforening

Hvis du er medlem af Finansforbundet/NYKREDS, behandler HR denne oplysning i 2 situationer.

Kontingenttræk: Det er aftalt med NYKREDS, at medlemmer af Finansforbundet/NYKREDS betaler månedligt kontingent via lønsedlen.

Ansættelsesretlige sager: Nykredit skal behandle oplysningen for at kunne overholde de overenskomstmæssige forpligtelser.

HR har ret til at dele personoplysninger om dit ansættelsesforhold med NYKREDS, hvis NYKREDS repræsenterer dig som medarbejder/tidligere ansat.

Desuden har HR i kommende/verserende sager ret til at dele personoplysninger med Finanssektorens Arbejdsgiverforening (FA) eller anden ekstern juridisk rådgiver med henblik på at modtage konkret juridisk rådgivning.

2.10  Personalesager

HR opbevarer advarsler, referater mv. i relevant arkiv, så længe medarbejderen er ansat. Sletning foretages løbende år + 5 år efter, at medarbejderen er fratrådt.  

Lægeerklæringer og sygefraværssamtaler gemmes i op til 36 mdr. efter afslutning af et forløb.

2.11 Voicelogging

MIFID II har betydet, at Nykredit skal kunne dokumentere alle samtaler, der potentielt kan føre til en værdipapirhandel. Derfor voicelogger Nykredit de relevante medarbejderes stationære og/eller mobiltelefoner inden for målgruppen, hvilket medarbejderne informeres om forinden. Lovgivningen kræver, at Nykredit gemmer logningen i 5 år, hvorefter der sker automatisk sletning medmindre Finanstilsynet forlænger perioden med op til 2 år. Logningen fremfindes og benyttes kun i helt særlige tilfælde. 

I de særlige tilfælde, hvor der er et forretningsmæssigt behov for dagligt at optage samtaler til brug for løbende dokumentation over for kunderne, giver medarbejderen samtykke til dette. Optagelserne bruges til spørgsmål om dokumentation for telefonisk indgåede handler/aftaler, hvis der opstår tvivl om dem. Samtalerne slettes efter 24 mdr.

Alle medarbejdere bliver desuden voicelogget, når man ringer ind, til en telefon som optages.

2.12   Adgangskontrol

Nykredits adgangskontrol skaber tryghed for personale, kunder og leverandører – og sikrer Nykredits fysiske og digitale værdier.

Nykredit registrerer, når du bruger dit personlige adgangskort eller nøgle til at:

• gå ind i bygningen
• bevæger dig mellem områder i bygningen
• benytter interne døre med adgangskontrol.

Det er kun udvalgte medarbejdere i Procurement og Facility Management, der har adgang til disse oplysninger, som maksimalt gemmes i op til 12 mdr. Oplysninger, som vi overdrager til politiet til efterforskning af kriminalitet, sletter vi automatisk efter overdragelsen.

2.13 TV-overvågning

Nykredits TV-overvågning bidrager til at forebygge og opklare kriminalitet – og skabe tryghed for personalet. Vi tv-overvåger som udgangspunkt ikke almindelige kontorarealer - dog undtaget områder, hvor der håndteres kontanter.

Nykredit registrerer, når du bevæger dig:

• omkring bygningsfacader
• i parkerings- og cykelkældre
• ved indgangsdøre til bygningen
• ved vareindlevering og i kælderområder
• i receptions- og kundeområder

Det er kun udvalgte medarbejdere i Procurement og Facility Management, der har adgang til disse oplysninger, som maksimalt gemmes i op til 30 dage. Oplysninger, som vi overdrager til politiet til efterforskning af kriminalitet, sletter vi automatisk efter overdragelsen.

2.14 Alarmsystem

Nykredits alarmsystemer overvåger bygninger og værdier – og skaber tryghed for personalet.

Som medarbejder uden for hovedsædets bygninger registreres det, når du:

• logger på alarmsystemet med din personlige brugerkode
• ringer til Kontrolcentralen og Nykredit Service i forbindelse med alarmhåndtering

Det er kun udvalgte medarbejdere i Procurement og Facility Management, der har adgang til disse oplysninger, som maksimalt gemmes i op til 24 mdr. Oplysninger, som vi overdrager til politiet til efterforskning af kriminalitet, sletter vi automatisk efter overdragelsen.

Data i alarmanlæg om din færden i Nykredits bygninger er hændelsesbaseret. Der gemmes maksimalt 10000 hændelser pr. bygning, hvorefter de slettes automatisk. Data gemmes maksimalt i op til 24 mdr.

3. AFSLUTNING AF ANSÆTTELSESFORHOLD

Vi beholder dine oplysninger i 5 år, efter du er fratrådt. Kun i helt særlige tilfælde f.eks. ved en igangværende retssag eller tvist, beholder vi dine oplysninger længere, men kun så længe det er nødvendigt.

Din Nykredit e-mail konto slettes 12 mdr. efter fratræden.

Er du risikotager eller SIFI-direktør, sletter vi dine oplysninger løbende år + 5 år efter sidste udbetaling af udskudt bonus.

4. Dine rettigheder
4.1 Indsigtsret

Du kan få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, hvor længe vi opbevarer dem, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvem der får oplysninger om dig, hvilke oplysninger vi - med dit samtykke - kan give videre hvornår og til hvem. Din indsigt kan dog være begrænset af lovgivning, hensynet til andre personers privatlivsbeskyttelse og hensynet til Nykredits forretningsgrundlag og forretningspraksis, ligesom Nykredits know-how, forretningshemmeligheder samt interne vurderinger og materiale kan være undtaget fra din ret til indsigt.

4.2 Profilering og automatiske afgørelser

Vi benytter os ikke af automatiske afgørelser.

4.3 Dataportabilitet

Hvis Nykredit behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke eller som følge af en aftale, og behandlingen foretages automatisk, har du ret til at få de oplysninger, du selv har leveret til os, udleveret i et elektronisk format.

4.4 Urigtige/vildledende oplysninger

Hvis du oplyser HR om, at der er fejl i dine oplysninger, eller at de er vildledende, retter vi dem.

4.5 Sletning af oplysninger

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig. F.eks. hvis oplysninger ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, de er blevet indsamlet, behandlet og opbevaret til.

4.6 Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

4.7 Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde krav på, at vi begrænser brugen af dine oplysninger til opbevaring. Har du f.eks. ret til at få dine oplysninger slettet, kan du i stedet anmode om, at vi begrænser brugen af dine oplysninger til opbevaring. Bemærk at begrænsningen ikke afskærer Nykredit Realkredit fra at gøre brug af oplysningerne, hvis det er nødvendigt for at gøre et retskrav gældende, eller hvis du har givet dit samtykke.

4.8 Tilbagekaldelse af samtykke

Såfremt du har afgivet et samtykke til os, kan du til enhver tid bringe videregivelse af oplysninger, der kræver dit samtykke, til ophør ved at tilbagekalde det samtykke, du har givet os. Tilbagekaldelsen kan betyde, at forhold, der beror på dit samtykke, må revurderes.

Sådan kontakter du os

Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, eller ønsker du at tilbagekalde et evt.  samtykke eller at gøre brug af dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte:

HR i Nykreditkoncernen

Kalvebod Brygge 1-3

1560 København V
HR.GDPR@nykredit.dk

eller kontakte vores databeskyttelsesrådgiver:

Nykredit Realkredits databeskyttelsesrådgiver

Kalvebod Brygge 1-3

1780 København V
databeskyttelsesraadgiver@nykredit.dk

Sådan klager du

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til:

Nykredit Realkredit A/S

Klageservice

Kalvebod Brygge 1-3

1780 København V

klageansvarlig@nykredit.dk

eller:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5.

1300 København K

dt@datatilsynet.dk