Hjælp til Nykredit Expense Manager

Vi har lavet en håndbog i PDF-format, som hjælper dig godt i gang med vores Nykredit Expense Manager-webapplikation. Du kan hente håndbogen her.

Du kan løbende logge ind i Nykredit Expense Manager webapplikationen og se ubehandlede registreringer, registreringer der kræver godkendelse samt registreringer der udelukkende venter på bogføring.
Hver fredag modtager du automatisk en e-mail (notifikation), hvis der er registreringer, som er klar til behandling, godkendelse og bogføring.

Ja. I webapplikationens admin-del kan du arbejde med brugere og nemt tilføje nye, deaktivere fratrådte eller opdatere eksisterende.

I webapplikationens admin-del har du mulighed for at arbejde med jeres kontoplan, momskoder og valutakurser. Du kan tilføje nye omkostningskonti med tilhørende dimensioner, såsom afdelings- eller projektkoder og du kan ændre godkendelses-flowet. Er der behov for en proaktiv rykkerprocedure overfor medarbejderne, aktiverer du let dette i det omfattende bibliotek af e-mail-skabeloner.

Ja. Som økonomimedarbejder får du registreringen til gennemsyn, hvor du f.eks. kan rette konteringen eller kontrollere at kvaliteten af kvitteringen er tilstrækkelig, hvorefter den finansielle godkendelse foretages. På en kørselsregistrering skal der typisk kontrolleres, at formål, adresser og køretøjets registreringsnummer er anført. Er det vanskeligt at foretage den nødvendige korrektion, kan du afvise med besked og sende retur til medarbejderen for at opnå en mere korrekt registrering.

Ja. I Nykredit Expense Manager findes en omfattende søgefunktion, hvor der kan afgrænses på felter som status, medarbejder, omkostningstype og intervaller i dato eller beløb. Klik på forstørrelsesglasset i menuen for at komme til søgebilledet, hvor det fuldstændige søgeresultat ligeledes kan udtrækkes til Excel.

Nykredit Expense Manager kan, som standard, integreres direkte med E-conomic eller Dinero for overførsel af bogføringsdata.

Når det gælder andre økonomisystemer, kan transaktionernes bogføringsgrundlag eksporteres og indlæses i tre forskellige filformater (fast længde format, CSV eller XML) og der er således rige muligheder for at tilpasse formatet til jeres system. Det samme gælder for lønsystemer.

Har du glemt dit kodeord, så tryk på ”Glemt dit kodeord?” i webapplikationen. Vi sender dig herefter et nyt kodeord på e-mail.

Ja. Gå til indstillinger ved at klikke på tandhjulet, vælg ”password” i menuen og indtast din nye adgangskode.

Implementeringen af en Nykredit Expense Manager-løsning er hurtig og enkel:

1. Levering af stamdata
   Opsætning af løsning
   Go live

Levering af stamdata

Du bliver kontaktet af Acubiz (Nykredit Expense Manager er udviklet i samarbejde med Acubiz) med instruktioner til hvilke stamdata der skal bruges til opsætning af løsningen. Helt konkret er der brug for følgende stamdata: liste over medarbejdere (brugere/kortholdere) der skal anvende Nykredit Expense Manager, liste over de dimensioner (afdelinger, projekter) som I evt. ønsker at anvende, ønsker til godkendelses-flow samt en kontoplan med navne på omkostningskonti og kontonumre. Herudover skal der også leveres information omkring jeres økonomisystem.

Opsætning af løsning

Acubiz opsætter nu Nykredit Expense Manager løsningen med brugere, kontoplan, eventuelle dimensioner samt godkendelses-flow. Samtidig konfigureres integrationen til Nykredit Mastercard Business samt jeres økonomisystem (e-conomic eller Dinero).

Go live

Nykredit Expense Manager går nu live. I modtager login informationer (brugernavne og passwords) og medarbejderne kan downloade mobil-app’en og håndtere deres udgifter.

Har du glemt din adgangskode, så tryk på ”Anmod om nyt kodeord” i app’en. Vi sender dig herefter et nyt kodeord på e-mail. Vi anbefaler, at du derefter aktiverer et ekstra sikkerhedslag i form af adgangskode og touch/face-id. Du finder mulighederne under [indstillinger -> Sikkerhed] i mobilapplikationen.

App’en tildeler dig et tilfældigt generet kodeord. Du kan til enhver tid ændre dit kodeord under indstillinger i app’en. Vi anbefaler, at du derefter aktiverer et ekstra sikkerhedslag i form af adgangskode og touch/face-id. Du finder mulighederne under [indstillinger -> Sikkerhed] i mobilapplikationen.

Når du tager et billede af din kvittering og trykker på ”udlæg”, så sendes kvitteringen automatisk afsted til den godkender der er knyttet til din brugerprofil, og derefter til den økonomiansvarlige der færdigbehandler, bogfører og sætter udbetalingsprocessen af dit tilgodehavende i gang

Når du tager et billede af din kvittering, og trykker på ”firmakort”, så afventer billedet et match med din Mastercard-transaktion. I denne periode, kan du i menubjælken med dit navn trykke på ’kvitteringer’ for at se hvilke billeder, der afventer match med Mastercard-transaktionen. Der kan gå et par dage før matchet sker. Efter match med Mastercard-transaktion sendes kvitteringen automatisk afsted til den godkender der er knyttet til din brugerprofil, og derefter til den økonomiansvarlige der færdigbehandler og bogfører.

Du kan efterregistrere kontantudlæg og kørsel, mens det udelukkende er køb på Mastercard foretaget efter den dato, hvor du har modtaget dit login til Nykredit Expense Manager der kan registreres.

Ja. Det er muligt at tilbagekalde udlæg og kørselsregistreringer fra godkenderen eller fra din økonomiansvarlige, så længe der ikke er foretaget bogføring. Du tilbagekalder ved at trykke på det udlæg, eller den kørselsregistrering, der skal redigeres, og herefter trykke i højre hjørne på de tre prikker og vælge enten ”rediger” eller ”træk tilbage”. Er udlægget eller kørselsregistreringen allerede blevet godkendt, skal du henvende dig direkte til din økonomiansvarlige og informere om fejlregistreringen.

Med Nykredit Expense Manager kan du digitalt og effektivt håndtere udlæg og køb på firmakort:

1. Tag et billede af kvitteringen (tryk på kamera-ikonet)
2. Udfyld få oplysninger – omkostningstype og evt. en kommentar, projekt eller andet afhængig af jeres opsætning. Nykredit Expense Manager løfter automatisk beløb, land og valuta af kvitteringen gennem OCR-teknologi
3. Vælg om du har foretaget et udlæg eller om der er tale om et køb på Nykredit Mastercard (firmakort) i bunden af skærmen

Det var de tre enkle og hurtige trin for at dokumentere en udgift. Herefter går en godkendelsesproces i gang og afslutningsvis ender udgiften i finansafdelingen, som tager sig af bogføring og refusion.

I Nykredit Expense Manager kan du enten registrere firmarelateret kørsel på to måder – manuel indtastning med hjælp fra Google Maps eller automatisk via mobilens GPS.

Manuel:

1. Tryk på plusset i bunden af skærmen og vælg på vejkortet
2. Indtast et formål med kørslen og din start- og slutdestination
3. Nykredit Expense Manager foreslår den hurtigste rute, men du kan også vælge andre ruter
4. Udfyld evt. projekt eller skriv en kommentar. Du kan nemt oprette en returtur eller modregne distancen fra hjem til arbejdsplads.
5. Tryk klarmeld

Automatisk:

1. Tryk på plusset i bunden af skærmen og vælg bilen
2. Tryk “start tur”
3. Tryk “slut tur” når du har nået din destination
4. Indtast et formål med kørslen og udfyld evt. et projekt eller skriv en kommentar.
5. Tryk klarmeld

NB: Du kan indtaste distancen mellem hjem og arbejdsplads under ”Indstillinger” og ”Min konto”.

Som godkender kan du nemt, effektivt og på farten godkende udgifter og kørsel i Nykredit Expense Manager:

• Få et overblik over hvad der ligger til godkendelse på/under startskærmens mørkeblå bjælke under dit navn. Swipe til siden for at se mere
• Tryk på godkend/afvis eller tjek udgiften eller kørslen igennem ved at trykke et sted på bilaget
• Hvis du afviser et udlæg, køb på firmakort eller kørsel, vil du blive bedt om at angive en forklaring på hvorfor du har afvist

Før du kan godkende eller afvise transaktioner, skal du være sat op som godkender i Nykredit Expense Managers webapplikation. Ret henvendelse til din finansafdeling for yderligere spørgsmål.

Du kan både redigere et udlæg, køb på firmakort eller kørsel, hvis du opdager en fejl i registreringen, men du kan også vælge at trække hele registreringen tilbage. Det er dog kun muligt at gøre, hvis IKKE godkenderen har godkendt din udgift eller kørsel. Hvis den er godkendt, er den endt hos finansafdelingen, og du skal derfor gøre dem opmærksom på, at der er sket en fejl.

I bunden af startskærmen kan du se din historik. Transaktionerne med et timeglas kan du redigere og trække tilbage, da de ikke er godkendt endnu.

1. Tryk på den udgift eller kørselsregistrering, som du ønsker at redigere eller trække tilbage
2. Tryk på de tre prikker i øverste højre hjørne
3. Vælg enten ”Rediger” eller ”Træk tilbage”
4. Indtast en forklaring. ”Fx forkert omkostningstype” og tryk ”OK”
5. Foretag rettelsen og send til godkendelse igen

Du kan tilpasse din startskærm efter egne præferencer. Gå til ”Indstillinger”, tryk på ”App-konfiguration” og tryk på ”Widget-indstillinger” i bunden af skærmen. Her kan du drag and droppe mellem diagram, udgifter og kørsel afhængig af hvordan du ønsker din startskærm skal se ud.